电子信息技术的飞速发展，计算机网络、通讯技术越来越广泛的运用在我国各行各业的办公系统中。对于档案领域来说，电子档案这个新生事物，给传统的档案管理也提出了新的课题。
法院诉讼档案管理是各级法院档案管理最重要的一个环节、是法院重要的基础工作之一，法院档案管理工作至关重要，承担着档案收集、整理、传播、开发和利用的多重职责。近年来，随着法院受理案件数量的不断增加，法院诉讼档案数量的上升，利用率也在不断增长，实地考察很多法院尤其是基层法院，目前还是以纸质载体的档案为主，还是以传统的方法管理档案。传统的档案工作是以纸质文件材料为主要工作对象，卷宗调阅仍基本停留在实体利用阶段，影响着法院档案的管理质量。随着网络技术的出现，以及计算机技术与网络技术、现代通讯技术的结合，这对法院诉讼档案的管理工作提出了更高的要求。
根据当前法院档案实况，需要着重考虑相关方的需求，把“以人为中心”的管理理念落实到法院档案部门的具体工作中，应该确立“以利用者为中心”的服务理念，并建立现代化档案管理体系，来确保档案管理能直接体现满足利用者对档案信息资源利用的需求和期望。笔者认为，如今处于信息技术快速发展的时代，为了适应信息时代的要求，在融合纸质档案管理传统优势的基础上，实现档案电子化是可行的，把信息存储在硬盘、光盘等载体上以其自身独特的优势发挥作用。档案电子化一方面是为了保护档案原件，另一方面则是为了提高档案信息的利用率和提供档案信息网络化服务。电子档案是信息技术的产物，不仅丰富档案的表达形式，而且它在档案的制作和传输及利用上带来极大的方便。现对我院纸质档案的特点、未来电子档案的优点、电子档案与纸质档案相关问题进行分析并提出对策建议。
一、目前法院诉讼档案的特点
1、传统诉讼档案的纸质体现性。法院传统纸质档案是对审判活动中形成的各种文字、图表等不同形式的记载以纸质文稿为主要载体，是记录审判活动的重要依据，是实物凭证，体现了最基本、最原始的价值，但存储信息量少。纸质诉讼档案数据稳定、静态、直观的特点，比较方便阅读，不需要借用计算机等现代办公设备读取，对保存环境的条件要求不高。
2、传统诉讼档案的原始唯一性。纸质档案具有唯一性,能够保证档案的原始性。纸质档案原始记录性特征表明档案是不可复制、不可涂改的。它是在职能活动中由特定的责任者，在特定的条件下形成的、办理完毕应作为档案保存的文字、图表、具有法定效用的签署、印章的文件材料等附着于纸质载体，体现着档案最初形成的真迹，稳定性强，易于保持其原始性和真实性。传统诉讼档案内容的原始性附着在形式的原始性上，表现了内容和形式的统一，如当事人的亲笔起诉状、书记员记录的庭审笔录、法官的亲笔签名等文书材料的字体、字迹、图像、印章以及纸张载体都具有不可替换的“唯一性”,这种信息与载体相依附的特点, 正是纸质诉讼档案的法律见证作用，最重要的原因之一就是内容具有不可更改性和与之相连的真实性。
3、传统诉讼档案的储存耐久性。长期以来,诉讼档案一直用纸张作为档案信息的主导存储介质, 纸张具有较强的耐久性，只要我们注重排除易发生化学反应所需要的条件,就可以使纸质档案的寿命延长到上百年甚至更长的时间。
4、传统诉讼档案的时空受限性。如今法院诉讼档案的利用率很高，但受时间和空间的限制，并且不利于档案的保护。在传统环境下，档案服务工作是在一定时间内，在特定区域—档案阅览室进行的。法官以及公安、检察机关办案人员查阅卷宗时，不得不频繁去档案室调取卷宗，其他利用者也必须到档案室提出利用需求，而后给利用者提供档案复制件，既占用时间，又不利于档案实体的保护。这对于利用者来说，纸质档案受到了原始凭证的制约，使利用者不能及时、方便的得到想要的信息。
二、电子档案的优点
信息化时代的一个重要特征就是电子化、网络化和信息化。作为人类活动发展记录的档案当然会受到信息化发展的影响,从而出现电子档案的新载体。电子档案就是“档案电子化”，是档案的存储媒介由纸张形式转变成电子数据的形式，以计算机内存储器、光盘等化学磁性材料为载体的文字材料，它主要包括电子文书、电子证据等，把这些电子文件材料归档管理开发利用的档案即为电子档案。电子档案的特性决定了其可以实现信息的存储、传递、编辑并转化为可视、可听的信息，具有高保真性。同时电子档案可以不受时空的限制，实现在同时、异地共享同一信息。电子档案的出现和发展是必然的，与纸质档案文件材料相比，电子文件档案有如下特点：
1、电子档案催生管理自动化。在传统档案管理中，档案管理业务只能靠手工操作。手工编目费时、手工检索速度慢、人工统计有误差。而对电子化档案的管理，则必须要实现计算机自动化编目、电子检索、自动统计等。电子档案的文件材料不是以往的那种直观的纸质文件，它需要借助电子计算机等设备才能阅读利用。
2、电子档案实现存储微型化。由于网络信息技术的飞速发展为电子信息的形成、存储、管理与利用提供了现代化的手段和方法，新型存储载体提高了信息存储的容量，使电子档案信息容量比较大，所占空间极小。一张刻录光盘的储存量大到20G，大约能储存40万张写满A4纸的文字资料，大大高于纸质载体所存储的信息, 其所占空间比一本普通的书还要小，便于档案库房管理等许多特点。
3、电子档案存储内容多样化。电子化档案信息丰富、更为客观真实。信息化时代下的电子化档案不再是单纯的文字信息,而可以将文字、图形、声音、影像等信息综合处理，将这些内容同时同步储存于一个载体之上，这样,电子档案就改变了纸质档案只能储存文字的局限性。建立法院电子化诉讼档案是实现审判信息电子化记录，可以让收集的信息更为丰富，更接近现实，尤其是光盘，存储内容多样性，以开庭过程中的档案采集来说，传统方式是通过书记员的记录，电子化方式是庭审录像。可见后者采集的信息远远多于书记员的记录，使之更为客观真实。
4、电子档案实现信息持久化。由于法院诉讼档案产生方式和来源的特殊性，历年来，传统诉讼档案对当事人提交的起诉状、各种证据材料，公安、检察机关形成的侦查、鉴定材料等，都是以纸质、照片等形态存在，目前，由于档案利用率不断增长，频繁使用造成档案原件磨损，而电子诉讼档案要通过数字化扫描转化为图像形式存储到硬盘或光盘介质中，确保扫描图像的长期可读性，从而充分发挥档案信息的优势。
5、电子档案促使诉讼信息传输便捷化。由于电子档案是可被计算机识别、处理，是按照一定格式存储在载体上，是可以被网络传递的资料。诉讼档案电子化是在诉讼过程中信息采集电子化工作，要求对当事人提供的起诉状、答辩状等以电子文本存储；是把法官对案件的庭审全过程以电子录音和录像形式保存到光盘；把审判记录和法官作出的裁判文书等都以电子方式存储；对当事人所提供的法律证据等材料若无法以电子文件方式体现，应扫描为图像文本进行电子存储，将上述多种形式的审判流程信息运用多媒体技术有序组合成电子诉讼卷宗。诉讼档案电子化，给审判工作带来了全新的高科技管理手段和方法，案件办理可以直接在计算机和网络上进行，方便查阅，方便利用，也是办公自动化的完善，跟上信息化社会步伐。
6、电子档案促成管理网络化。电子化档案信息具有共享性、复用性特征是以计算机网络为中心，处于网络环境中的电子化档案，可以供所有与网络相连的计算机同时使用，在对内外利用服务方面带来了先进快捷的检索办法，它能在任何时间、任何地点通过计算机等现代办公设备进行阅读利用，其利用与传统介质档案相比，方便快捷地同时提供给多个利用者，创新了“多人在不同地域共同用一份档案”的优越性，使利用者可以不受时间的限制，随时在任何一台联网的计算机上就可以利用档案室内所开放的档案，迅速地检索到所需的的档案信息。电子化档案还具有良好的复用性，重复利用不会在它身上留下老化的痕迹。一份电子档案无论多少次在计算机上被显示，只要正当的利用不会使电子档案的信息受到任何损失，寿命产生破坏。
7、电子档案提供服务便利化。电子档案信息利用是在计算机上进行的，可以直接利用，可以提供拷贝，但通过网络传输能为利用者方便获取和利用信息资源。传统档案利用服务限定在特定的空间地域上，一般是利用者到特定的场所—档案室去查阅利用档案。在电子环境下，档案信息社会化服务是在网络环境中进行的，为利用者提供更加丰富的档案信息资源，把电子诉讼档案信息充分利用网络技术上传到服务器实现内部网络传输和进行远程获取的信息服务，利用者能够更方便快捷地获取和利用所需档案信息，并可以共同利用，且不受时间、空间和距离的限制，体现了“以人为本” 的服务思想，充分发挥电子档案的优越性。
8、电子档案存储条件差异化。电子档案的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温度湿度、防磁性等条件的要求很高。
总之，档案电子化的优越性决定了档案电子化建设势在必行，实地考察很多法院都进入信息化建设状态，目前，我院已进行了三大平台建设，安装了协同办公软件、数字法庭、电子签章软件、看守所远程提讯设备、电子卷宗软件，基于我院信息化建设的不断深入，信息共享的电子档案将是今后档案管理的主要形式，也是今后高科技审判、记录审判活动的一项基础性工作。作为一项开创性的工作，档案信息资源以电子化的形式存储，以网络化的方式互相连接，向利用者提供方便快捷的在线信息服务。
三、电子档案、纸质档案存在的问题
1、纸质档案的扩容性与共享性问题。对于纸质档案来说，各级法院诉讼档案的收集量过大，纸质档案存储信息容量小，占据空间大，都面临着档案库房紧张问题，远距离传播速度慢，共享性差，也不适应档案信息化的发展。对于电子档案来说，保存空间不是很重要的问题。
2、电子档案存储介质不稳定性问题。由于电子档案的形式（存储介质或载体）和内容（档案内容）拥有一定程度的独立性，电子档案在稳定性上远远不如纸质档案，从档案信息原始性的角度进行分析，电子文件从起草、修改到印制都在计算机上进行，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在，电子档案所具备的原始性很难进行及时的确认和判断。从档案的真实性角度进行分析，电子档案极容易产生失真的现象，电子档案能够被完全复制，有时经过相关人员修改后不会留下任何修改痕迹，显得不安全和不稳定，并且在完整性、真实性、原始性方面，都无法得到保障。
3、传统档案与电子档案信息安全问题。实体档案一般具有原始唯一性，在保存保管过程中由于各种内外因素的影响难免会出现字迹不清、磨损变形、纸张老化等现象，一旦遭到破坏便很难修复，给档案信息造成一定的损失。现代技术下的电子档案，电子数据的操作具有便利性，也正是这一特点使其具有易更改性的自身缺陷，修改、删除并不留痕迹,这使得电子档案的原始性和真实性的辨别比较复杂，难以确认原件的问题。电子档案在运用过程中常会出现的系统安全以及网络安全等问题，计算机及网络从技术上无法彻底防范计算机病毒、黑客攻击等对电子档案系统的破坏，非法访问者对电子文件的篡改又往往不留痕迹,故很难确定储存在联网计算机中电子档案的完整可靠，显然需要采取有效措施加以解决，以保障电子档案的信息安全。
4、传统档案与电子档案存储环境和载体的问题。电子档案的长期储存也存在问题，载体的性质决定着档案信息的寿命。传统档案信息是固定在纸张这种载体上，是不可分离的，而电子档案储存的安全受到储存载体的影响极大，其档案信息是以硬盘、光盘、优盘等介质为存储载体，信息资源能自由移动，使档案信息摆脱了对载体的依赖，并且储存时间的长短也受到存储载体本身质量的影响，其使用均有一定的期限和次数限制,如果突然出现问题而并无进行备份，必将造成档案数据的丢失。
四、对策建议
随着信息化技术的广泛应用与普及，传统的档案管理方式和提供信息服务方式已不适应新时期档案事业的发展。电子档案是信息社会可持续发展的载体，电子档案可成为档案存储的主要形式之一。上述电子档案信息的若干特点，都是纸质档案所不能比的。笔者认为，为规范审判工作程序，提高工作效率，促进司法公正提供有力保障，档案管理中引入电子档案管理技术是顺应形势，是实现档案管理现代化，是档案管理工作的巨大创新和发展。当前法院诉讼档案利用量大，并需要及时、便捷提供档案服务，且要为司法审判平台的应用奠定基础，必须把诉讼档案电子化管理作为法院办案及内部管理的方法和工具，因此,诉讼档案电子化管理是可行的，也是迫在眉睫的。根据本院目前的档案管理现状，建设电子化档案需从如下方面着手：
1、加快档案网站建设，促进电子化档案信息的网络化利用。档案电子化是实现档案信息化、网络化的必然要求；档案信息化、网络化是实现档案电子化的发展方向。电子档案信息为共享奠定基础，网站为共享提供平台，因此，为了充分发挥电子化档案信息的作用，为了使开发出来的电子诉讼档案信息能及时满足社会的广泛需求，必须充分利用和发挥网站的作用，使档案网站成为开展档案信息服务的窗口。笔者认为，应积极建立自己的档案网站，可上载已开发出来的可公开的档案全文信息，向社会提供网上查询和利用服务，进一步发挥档案信息资源服务社会的作用。
2、完善档案信息库建设，实现档案信息网络化传输。法院诉讼档案是法院审判活动的真实、客观记录，在当前电子化信息背景下，法院诉讼档案实现电子化以后，所有诉讼档案信息保存在计算机硬盘、光盘等介质中，为使档案信息的充分利用, 将已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库，并把这些电子化档案信息上网，通过网络传输，实现档案信息资源共享，除合议庭笔录以及涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私等不得或不适宜向外部公开的诉讼档案外，其他诉讼档案尤其是其中的裁判文书，通过网络传输使社会公众可通过查询网站进行查阅，从而使司法判决处于社会公众的监督之下，可增加司法透明度。
3、建立电子档案信息存储规范，加强档案信息数据永久保存。通过诉讼档案电子数据库对所有案件信息从立案到归档，均利用计算机储存的方式保存，通过计算机网络系统进行控制管理。由于电子档案在利用中的不稳定性和不安全性，又如电脑出现故障会或非法访问使信息资源损害，而计算机存储器的修复相对困难，电子档案载体的文字材料一旦损坏便很难修复，建议对所有归档的电子档案应采取技术保护处理，使之置于只读状态。必要时应在收集积累过程中制作成纸质卷宗。对于长久保存的电子档案，建议做好备份，一份进行封存保管，确保在发生意外时档案信息丢失，一份可以开放共享，建议定期进行复制，对所存的电子档案进行相应的转换，以免系统更新后原来备份的档案信息无法打开，这样可以实现诉讼档案信息数据的永久保存，从而充分发挥档案信息的价值。
4、建立严密的安全保障技术，采取切实可行的信息保护措施。电子档案上网后必须采取安全保护措施。保护电子档案信息不被修改、盗取、删除主要采用防火墙技术、存取权限控制、数据加密法等确保电子档案内容的真实、可靠，及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级，搞好档案上传、下载的安全和访问权限。维护好计算机设备的保管设施和环境，确保档案电子信息数据在存储、传输过程中的安全、稳定、保密。
5、两种档案共存是现状所需，建立合理的共存机制。纸质档案自其产生至今已经形成了科学合理的体系,纸质档案具有档案所要求的基本特征,至今仍然是当今社会档案储存的主要形式,仍然具有很强的生命力，纸质档案在保持信息的原装原貌上是电子档案无法替代的，而电子档案是随着信息化的飞速发展在档案管理中出现的一个新生事物, 电子档案的出现，是对纸质档案管理的一次创新与发展，人们可以不受时间、地点和距离的限制，只要借助计算机等现代办公设备，就能迅速地处理和传递档案信息。电子档案在储存量大、携带的方便、利用的方便等方面是纸质档案无法比较的，但其安全极容易受到外界的威胁，电子档案系统一旦出现故障或者被病毒感染，就极容易造成数据的丢失。电子档案之所以在法律效力上让人高度关注，就是因为电子档案的原始性难以界定。笔者认为，在目前的技术条件下，应以各自的优势共同服务于信息资源的开发与利用上，即将纸介质和电子信息两种数据资料一起归档，形成内容相同的电子档案和纸质档案，对于维护档案的原始性，确保档案凭证的真实性，保障法律效力的权威性是非常重要的。
以纸张作为载体的纸质档案和以电子设备作为载体的电子档案，分别代表了档案信息储存的传统化和现代化。笔者认为，在实现电子档案信息管理服务现代化的同时仍然要发展传统的纸质档案服务形式，对利用者来说为其提供了纸质档案与电子档案的两种选择,以适应不同领域、不同层次利用者，满足不同利用者对档案信息的需求。再者，档案利用者在查阅一般档案时就可利用电子档案,在查阅涉密档案时就可利用纸质档案，这就减少了对纸质档案的磨损,有效地延长纸质档案的寿命。将电子档案和纸质档案进行同步管理，充分发挥电子档案和纸质档案信息资源，为社会提供更好地服务。
五、总结
通过以上分析，建立电子档案的意义是为不断增强档案利用者的满意度, 营造一个利用者能有效利用档案信息的运行环境，旨在确立“以利用者为中心”的档案利用服务理念。当今社会信息化的持续发展，诉讼档案实现电子化，改变了档案的很多特性，改变了档案的存在形式，它是将法院审判流程信息的全过程用硬盘、光盘等载体存储，储存档案的载体产生了变革，并且从档案资料的采集方式、保存方式、档案检索方式等环节都发生变革。
从现实上说, 电子档案的先进性与科学性, 能够提高法院档案管理的标准化、规范化程度，并且能提高档案管理工作效率。总之，电子化档案与传统档案的衔接，表明诉讼档案管理的类型由传统向现代发展，使档案管理充满新的活力，与时俱进积极采用新技术服务于档案管理，是档案管理方式的革新。